6 grunner til at bedrifter må bruke Lean Six Sigma for IT

Den massive adopsjonen av informasjonsteknologi (IT) går ikke alltid smidig eller gir det beste resultatet, ettersom prosessen kan medføre tekniske problemer og kulturelle utfordringer. Heldigvis kan dette globale problemet identifiseres og løses ved å implementere de logiske konseptene fra Lean Six Sigma. Selv om det først og fremst ble utviklet for produksjonsindustrien, er metodikken til Lean Six Sigma bemerkelsesverdig ideell og nyttig som en veileder for å integrere IT i moderne forretningsdrift.

Innholdsfortegnelse

1) Problemer og flaskehalser ved integrering av IT for bedrifter

2) Forklaring av Lean Six Sigma

3) Hvordan Lean Six Sigma løser IT-problemer

4) Virkelig caseeksempel på Lean Six Sigma for IT

5) Fordeler ved å implementere Lean Six Sigma for IT

6) Lean Six Sigma-sertifiseringer

7) Premium Lean Six Sigma-sertifiseringer

Problemer og flaskehalser ved integrering av IT for bedrifter

Bruken av IT i moderne forretningspraksis (også kjent som forretningsteknologi) blir stadig mer utbredt uavhengig av sektor og industri. Imidlertid er ikke den praktiske anvendelsen av denne ideen så grei som den kan virke. I stedet for å oppnå maksimal effektivitet og effektivitet, har mange selskaper som integrerer IT i sine operasjoner en tendens til å lide av bortkastede ressurser, unødvendige utgifter og operasjonelle feil.

Disse problemene oppstår på grunn av ulike utfordringer med IT-integrasjon, slik som:

• Teknologiens stadig oppgraderende natur
• Kompatibilitets- og integrasjonsproblemer
• Ledelsesmotstand mot tilpasning
• Utilstrekkelig opplæring og støtte
• Mangel på kvalifisert arbeidskraft
• Bekymringer knyttet til datasikkerhet

Å forstå disse store problemene og flaskehalsene er avgjørende for at organisasjoner skal kunne forberede strategier for å overvinne utfordringene. Dette er hvordan Lean Six Sigma kan tas i betraktning og brukes som en nyttig retningslinje for å navigere gjennom problemene og sikre at optimale resultater av forretningsteknologi kan oppnås.

Forklaring av Lean Six Sigma

Før man forstår konseptet i sin helhet, ville det være bedre å få en forståelse av dets opprinnelse ettersom Lean Six Sigma ble skapt fra en blanding av to separate, men likevel lignende, ledelsesrammeverk, Lean og Six Sigma.

Lean-metodikken ble utviklet på 1940-tallet i Japan. Den fokuserer på å skape strømlinjeformede forretningsprosesser ved å minimere "sløsing" eller unødvendig menneskelig innsats, lagerhold, tid og plass for å opprettholde produksjonen av produkter av høyeste kvalitet så effektivt som mulig.

På den annen side ble Six Sigma introdusert på 1980-tallet. Konseptet legger større vekt på optimal produktkvalitet ved å fjerne årsakene til feil og redusere variasjon i prosesser. I sin essens blir Six Sigma ofte sett på mer som et program for en spesifikk forretningsoppgave uten nødvendigvis å endre organisasjonskulturen.

Begge metodene ble anvendt og utviklet i produksjonsindustrien, men forretningsfagfolk gjenkjente snart likhetene, forbindelsene og fordelene med de to rammeverkene. Dette førte til en kombinasjon av de to metodene til en enkelt metodikk, kalt Lean Six Sigma.

Lean Six Sigma er globalt anerkjent for å være innsiktsfullt i å løse organisatoriske problemer og øke produksjonen på tvers av avdelinger og funksjoner, inkludert IT. Metodikken har blitt mye brukt i ulike andre industrier som helsevesen, finans og offentlig sektor. Dette er fordi Lean Six Sigma er omfattende, men også fleksibelt nok til å passe forskjellige organisatoriske filosofier og systemer.

Hvordan Lean Six Sigma løser IT-problemer

Lean Six Sigma bruker og integrerer teknikker og verktøy fra begge metodene. En av de viktigste teknikkene i Lean Six Sigma er DMAIC-syklusen.

• Definer: Identifiser problemet eller muligheten for forbedring.
• Mål: Samle data for å forstå nåværende ytelse.
• Analyse: Undersøk data for å identifisere grunnleggende årsaker til mangler eller ineffektivitet.
• Forbedre: Utvikle løsninger for å adressere identifiserte problemer.
• Kontroll: Innfør tiltak for å opprettholde forbedringer over tid.

(I tilfellet med et nytt produkt, tjeneste eller prosess; vil syklusen være DMADV: Definere, Måle, Analysere, Designe, & Verifisere)

DMAIC-syklusen ovenfor gjør det mulig for ledelse og ansatte å ha en problemløsende tankegang som prioriterer forbedringer og kunder. Med denne tankegangen kan eventuelle problemer og flaskehalser i implementeringen av IT for virksomheten identifiseres, kartlegges og løses før de blir skadelige.

I tillegg fremmer Lean Six Sigma kontinuerlig forbedring og innovasjon. Denne tankegangen er også svært viktig i IT-bransjen, hvor raske fremskritt skjer hvert år. De konstante oppgraderingene av teknologi tvinger bedrifter til å innovere og kontinuerlig tilpasse seg for å forbli relevante, etterkomme regelverk, og være konkurransedyktige.

Reelt eksempel på Lean Six Sigma for IT

Implementeringen av Lean Six Sigma for IT er ideell i alle ulike tilfeller, men her er en liten illustrasjon av hvordan DMAIC-syklusen som den mest populære teknikken kan anvendes i en programvareutviklingsprosess slik at konseptet blir lettere å forstå:

Et nytt tilpasset system er utviklet av et team med programvareutviklere for en kunde. Imidlertid kjøres programvaren med flere feil, og utviklerne bruker i gjennomsnitt 10 dager på å løse problemene. Denne perioden anses for å være for lang og kan føre til kundemisnøye. Derfor implementeres DMAIC-syklusen for å se hvordan problemet kan løses.

• Definer

Utviklingsteamet identifiserer problemet som en for lang periode for feilretting som fører til forsinkede oppdateringer og kundemisnøye. De setter et mål om å redusere gjennomsnittlig tid for feilretting til 5 dager innen tre måneder.

• Mål

Teamet samler historiske data om tidsbruk for feilretting og beregner nøkkelindikatorer for ytelse.

• Analyser

Statistisk analyse utføres for å identifisere mønstre i forsinkelser av feilretting. Analysen avslører deretter at 60% av feilhendelsene ble løst på over 10 dager og 70% av dem skyldes misforståelser med kvalitetssikringsteamene angående feilens alvorlighetsgrad og prioritet.

• Forbedre

Utviklerne implementerer en ny prosedyre for rapportering av feil, som standardiserte alvorlighetsnivåer, og gjennomfører regelmessige møter med QA-personell for å opprettholde kommunikasjonen. Etter å ha gjort disse endringene, begynner de å oppleve en reduksjon i gjennomsnittlig løsningstid til 4 dager.

• Kontroll

Når målet er nådd, etablerer teamet et overvåkningssystem for kontinuerlig å spore ytelsen til feilretting, for å sikre at fremgangen kan opprettholdes over tid. Som et resultat forbedret kundetilfredsheten seg betydelig på grunn av raskere responstider og bedre kommunikasjon angående retting av feil.

Fordeler ved å implementere Lean Six Sigma for IT

• Mer korrekt brukstilfelle

Lean Six Sigma gjør det mulig for IT å bli adoptert og brukt i henhold til brukernes behov og organisatoriske forhold. For eksempel kan en liten lokal bedrift kanskje bare trenge et enkelt regnskapssystem og ikke de dyre med overdrevne foretaksfunksjoner fra store leverandører.

• Økt prosesseffektivitet

Hovedmålet med rammeverkene er å fokusere på å strømlinjeforme prosesser ved å eliminere sløsing og redusere variasjon. I sammenheng med forretningsteknologi betyr dette at en digital prosedyre som rapportering og kommunikasjon kan forkortes og forenkles for å sikre at ansattes tid og fokus er på arbeidet.

• Opprettholdt kvalitetskontroll

Metodikken legger også vekt på feilforebygging gjennom dataanalyse og prosessovervåking. Som et eksempel på implementering av Lean Six Sigma for IT, betyr dette at et selskaps nettsted kan være tilgjengelig hele tiden med færre feil eller serverkrasj.

• Datastyrt beslutningstaking

Hver handling i Lean Six Sigma er sterkt avhengig av data. Ved å bruke statistiske verktøy og analyser, tillater den datadrevne tilnærmingen organisasjoner å være tilpasningsdyktige og godt informerte med et solid fundament basert på fakta og historiske hendelser for å skape fremtidige beslutninger.

• Lavere driftskostnader

Ved å eliminere ineffektivitet og overflødige prosesser, hjelper Lean Six Sigma organisasjoner med å redusere driftskostnader betydelig. I IT-avdelinger kan dette føre til lavere utgifter til ressurser som maskinvare, programvarelisenser og personell.

• Høyere kundetilfredshet

Å implementere Lean Six Sigma for IT kan øke kundetilfredsheten og sikre lojalitet ved å redusere feil og forbedre kvaliteten på tjenester eller produkter.

Lean Six Sigma-sertifiseringer

Som med andre rammeverk, kan Lean Six Sigma læres gjennom opplæring og krever sertifiseringer som validering av mestring. Lean Six Sigma-sertifiseringene er strukturert i forskjellige nivåer, og unikt nok, de omtales som "belter" slik som i kampsport for å indikere dybden av ekspertise i metodikken.

Hvis du er interessert i å mestre Lean Six Sigma for din karriere eller trenger opplæring av personell til sertifiserte Lean Six Sigma-utøvere, har vi hos Adding Value Consulting (AVC) dekket deg med flere e-læringsprogrammer for Lean Six Sigma-sertifisering:

• Yellow belt

Lean Six Sigma Yellow Belt-sertifisering er et innledende nivå som gir en grunnleggende forståelse av Lean Six Sigma. Det vil dekke de grunnleggende konseptene for prosessforbedring, DMAIC-rammeverket og rollen til teammedlemmer i L6S-prosjekter.

• Green belt

Lean Six Sigma Green Belt-sertifiseringen bygger videre på grunnleggende kunnskap og fokuserer på anvendelsen av Lean Six Sigma-verktøy i virkelige prosjekter. Den lærer deg om dataanalyse, statistiske verktøy, prosesskart og forbedringsprosjekter. Sertifiseringen trener også dine ferdigheter innen teamdynamikk og prosjektledelse.

• Black belt

Lean Six Sigma Black Belt-sertifisering betegner den mest avanserte kunnskapen om Lean Six Sigma-metodikk og lederegenskaper i håndtering av komplekse forbedringsprosjekter. Programmet går dypere inn i statistisk analyse, avanserte problemløsningsteknikker og strategier for endringsledelse.

Premium Lean Six Sigma-sertifiseringer

I tillegg finnes det også Premium Lean Six Sigma-programmer som består av Green Belt- og Black Belt-sertifiseringer som er standardisert av IASSC. IASSC (The International Association for Six Sigma Certification) er institusjonen dedikert til å skape universelle standarder og læreplaner for Lean Six Sigma. Sertifiseringer akkreditert av IASSC anses bredt for å være de mest troverdige legitimasjonene.

Dersom du er villig til å ta begge IASSC-akkrediterte sertifiseringene samtidig, er du velkommen til å melde deg på Lean Six Sigma Expert Master's Program-sertifiseringen. Masterprogrammet er utformet for å gi en omfattende opplæring i Green Belt- og Black Belt-sertifiseringene med 10 simuleringstester og 9 case-studier for å hjelpe deg med å bestå testene.

Konklusjon

Integrasjonen av IT i moderne forretningspraksiser presenterer betydelige tekniske problemer og kulturelle flaskehalser. Organisasjoner må anerkjenne disse potensielle organisatoriske problemene som oppstår under denne prosessen. Å adoptere Lean Six Sigma er en effektiv måte å navigere disse hindringene, strømlinjeforme deres operasjoner og forbedre den generelle effektiviteten.

Hvis du er interessert i flere teknologiske innsikter og oppdateringer, er du velkommen til å lese mer av bloggene våre.